Varsinainen yhtiökokous 2023
Afarak Group SE:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 21. kesäkuuta 2023 klo 10.30 alkaen (Suomen aikaa) Union Square Auditoriossa (kerros K1), osoitteessa Unioninkatu 22, 00130 Helsinki.
Osallistujien rekisteröinti alkaa klo 9.30.
Yhtiökokoukseen osallistuminen
Oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 9. kesäkuuta 2023 mennessä merkitty Yhtiön osakkeenomistajaksi Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity Yhtiön osakasluetteloon.
Osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua Yhtiölle viimeistään 11. kesäkuuta 2023 klo 16.00 mennessä Suomen aikaa joko:
• Euroclear Finland Oy:n verkkosivun kautta osoitteessa: https://egm.apk.fi/eGM/gm/48368430108_fi; tai
• sähköpostitse osoitteeseen ilmo@afarak.com
Ilmoittautumisen on oltava perillä Yhtiössä ennen ilmoittautumisajan päättymistä.
Osakkeenomistajaa pyydetään ilmoittamaan nimensä lisäksi henkilö- tai Y-tunnuksensa, osoitteensa, puhelinnumeronsa ja mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi, ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.
Varsinaisessa yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävissä asioissa.
Ennakkoäänestys
Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili (mukaan lukien osakesäästötili), voivat äänestää ennakkoon tiettyjen varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 31. toukokuuta 2023 klo 12.00 (EET) ja 11. kesäkuuta 2023 klo 16.00 (EET) välisenä aikana. Lisäksi omaisuudenhoitajien tilinhoitajat voivat äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajien puolesta heidän antamiensa äänestysohjeiden mukaisesti, hallintarekisteröityjen osakkeiden rekisteröintiajan puitteissa.
Ehdotus, josta äänestetään ennakkoon, katsotaan esitetyksi ilman muutoksia varsinaisessa yhtiökokouksessa.
Osakkeenomistajien, jotka ovat äänestäneet ennakkoon, ja haluavat käyttää muita osakeyhtiölain mukaisia oikeuksiaan, kuten oikeutta esittää kysymyksiä, oikeutta tehdä päätösehdotuksia, oikeutta vaatia äänestystä yhtiökokouksessa tai äänestää muista kokouksissa esitetyistä ehdotuksista, on osallistuttava yhtiökokoukseen kokouspaikalla henkilökohtaisesti tai asiamiehen välityksellä.
Ennakkoon äänestäminen on mahdollista seuraavilla tavoilla:
a) Sähköisesti osoitteessa: https://egm.apk.fi/eGM/gm/48368430108_fi
Sähköisesti äänestäminen edellyttää luonnolliselta henkilöltä vahvaa sähköistä tunnistamista, ja osakkeenomistaja voi ilmoittautua ja äänestää ennakkoon kirjautumalla henkilökohtaisilla suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Osakkeenomistajilta, jotka ovat oikeushenkilöitä, ei edellytetä vahvaa sähköistä tunnistamista. Osakkeenomistajien, jotka ovat oikeushenkilöitä, on kuitenkin ilmoitettava arvo-osuustilinsä numero ja muut vaaditut tiedot.
b) sähköpostitse:
Osakkeenomistaja voi lähettää ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Euroclear Finland Oy:lle osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu
Osakkeenomistajan edustajien on äänestyslomakkeen toimittamisen yhteydessä esitettävä päivätty valtakirja tai muulla luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa.
Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen lähettämällä äänet ennakkoon Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisajan ja ennakkoäänestysajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen edellyttäen, että edellä mainitut ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestykseen vaadittavat tiedot toimitetaan myös.
Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistaja voi osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen asiamiehen välityksellä.
Asiamiehen on toimitettava päivätty valtakirja tai muulla luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Valtakirjat on toimitettava Euroclear Finland Oy:lle postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Annual General Meeting / Afarak Group SE, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu ennen viimeistä ilmoittautumispäivää, johon mennessä valtakirjojen on oltava perillä.
Osakkeenomistajat, jotka ovat oikeushenkilöitä, voivat myös käyttää sähköistä suomi.fi-valtuutuspalvelua perinteisen valtakirjan sijasta. Tässä tapauksessa oikeushenkilö valtuuttaa oikeushenkilön nimeämän valtuutetun edustajan suomi.fi-palvelussa osoitteessa suomi.fi/valtuudet käyttämällä toimeksiannon aiheena ”Edustaminen yhtiökokouksessa”. Euroclear Finland Oy:n yhtiökokouspalvelussa valtuutetun edustajan on ilmoittautumisen yhteydessä käytettävä vahvaa sähköistä tunnistamista, ja sen jälkeen sähköinen valtuutus vahvistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen voidaan suorittaa verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen sellaisten osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä, eli 9. kesäkuuta 2023, oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon. Oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on kyseisten osakkeiden perusteella merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään 16. kesäkuuta 2023 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteröityjen osakkeiden osalta tämä tarkoittaa asianmukaista ilmoittautumista varsinaiseen yhtiökokoukseen. Täsmäytyspäivän jälkeiset muutokset osakeomistuksessa eivät vaikuta oikeuteen osallistua kokoukseen tai äänioikeuteen kokouksessa.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan hyvissä ajoin pyytämään omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä Yhtiön tilapäiseen
osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista varsinaiseen yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajaorganisaatio ilmoittaa hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi Yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuna päivänä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajaorganisaatio järjestää lisäksi ennakkoäänestyksen hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan puolesta hallintarekisteröityjen osakkeiden rekisteröintiajan puitteissa.
Muut ohjeet ja tiedot
Afarak Group SE:llä on kokouskutsun päivänä 31. toukokuuta 2023 yhteensä 267.041.814 liikkeeseen laskettua osaketta, joista 267.041.814 tuottaa äänioikeuden. Yhtiön hallussa on 6.541.514 omaa osaketta.
Yhtiökokousasiakirjat
Afarak Group SE on julkaissut hallituksen toimintakertomuksen, vuoden 2022 tilinpäätöksen, tilintarkastuskertomuksen, selvityksen hallinto- ja ohjausjärjestelmästä sekä palkka- ja palkkioselvityksen sekä suomeksi että englanniksi ja ne ovat saatavilla tällä verkkosivulla. Näistä dokumenteista lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille.
Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä viimeistään 5.7.2023.
Yhtiökokouskutsu
Kirje osakkeenomistajille 31.5.2023
